Gezond thuiswerken checklist: dé afvinklijst voor vitale medewerkers
Thuiswerken is here to stay. Dat stelt veel bedrijven nog nadrukkelijker voor de vraag: hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers mentaal en fysiek gezond blijven, wanneer ze thuis kantoor houden. Waar moet je als werkgever op letten bij het thuiswerken, om ervoor te zorgen dat je medewerkers gezond en happy blijven? Deze Gezond Thuiswerken Checklist biedt handvatten.
Gezond thuiswerken – werkplek
Richt de werkplek zo in dat deze ergonomisch verantwoord is en een comfortabele werkhouding mogelijk maakt. Dat wil zeggen: een goede, in hoogte verstelbare bureaustoel en een stevig bureau met voldoende beenruimte.
Is er voldoende ventilatie mogelijk in de thuiswerkruimte?
Is er in alle seizoenen een aangename werktemperatuur te realiseren in de thuiswerkruimte?
Is de thuiswerkplek goed verlicht? Dat wil zeggen voldoende daglicht, maar niet te fel, en met niet te veel contrast tussen het beeldscherm en het omgevingslicht.
Is er duidelijkheid over de facilitering die de medewerker van zijn werkgever mag verwachten? Bijvoorbeeld: het ter beschikking stellen van een goede bureaustoel of een beeldscherm.
Kan de werkplek worden afgesloten als dit nodig is voor de concentratie of de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden?
Is de werkplek voldoende rustig, of is er veel afleiding van huisgenoten, verbouwingswerkzaamheden, buren, kinderen enz.?
Is er een duidelijk beleid ten aanzien van eventuele onkosten die medewerkers maken wanneer zij (moeten) thuiswerken?
Is er een beeldscherm dat niet vastzit aan het toetsenbord? Dit is belangrijk voor het aannemen van een goede werkhouding.
Als de medewerker veel moet bellen: heeft hij een vaste telefoonlijn en een headset voor hem beschikbaar?
Is er voldoende ICT-ondersteuning beschikbaar voor medewerkers die hulp nodig hebben op het gebied van hun computer, wifi-verbinding of aansluitingen?
Worden eventuele defecten aan werkapparatuur voldoende snel verholpen, zodat de werknemer zijn werkzaamheden kan voortzetten?
Gezond thuiswerken – werktijden
Is er duidelijkheid over de te volgen arbeids- en rusttijden?
Als de werknemer dit prettig vindt: stelt de werkgever een tool beschikbaar die de werknemer attendeert op de noodzaak van het nemen van een pauze?
Is er voldoende duidelijkheid over de vaste momenten waarop medewerkers bereikbaar moeten zijn voor bijvoorbeeld een vergadering?
Is er beleid ter voorkoming van langdurig achtereen videovergaderen of telefonisch vergaderen?
Worden afgesproken vergadertijden voldoende nageleefd, zodat medewerkers niet in de knel komen met vervolgafspraken?
Is er een beleid ten aanzien van medewerkers die structureel overwerken?
Gezond thuiswerken – lichaam en geest
Wordt er voldoende onderzocht of de medewerker het thuiswerken nog aankan en volhoudt?
Is er een beleid ten aanzien van het bewaken van de werk-privébalans, en wordt dit beleid actief uitgedragen?
Is er een mogelijkheid om op kantoor te werken, als dat om een of andere reden nodig is voor de werknemer?
Is er een actief beleid ten aanzien van het bewaken van een gezonde leefstijl van de medewerkers?
Wordt er een online preventief medisch onderzoek (PMO conform art. 18 Arbowet) aangeboden aan thuiswerkende medewerkers?
Worden er extra tools, middelen en activiteiten (online of in real life) aangeboden om de vitaliteit van de thuiswerkende medewerkers te bewaken?
Worden medewerkers voldoende gestimuleerd om juist tijdens het thuiswerken voldoende beweegmomenten in te lassen, en voelen zij zich voldoende vrij om zo nu en dan even afstand te nemen van hun werk?
Is de werkcultuur voldoende open om een teveel aan werkdruk bespreekbaar te maken en weet een medewerker bij wie hij dit kan doen?
Is er duidelijkheid over de noodzaak van ziek melden wanneer medewerkers tijdens het thuiswerken ziek worden? De verleiding om tijdens ziekte door te werken kan groter zijn wanneer werknemers thuiswerken.
Is de medewerker mantelzorger? Hoe wordt het thuiswerken door deze verantwoordelijkheid beïnvloed?
Als een medewerker chronisch ziek is: is er extra aandacht voor zijn welzijn ten tijde van het thuiswerken?
Gezond thuiswerken – samenwerking en communicatie
Wordt er voldoende ondernomen om een gevoel van isolement of (het gevoel van) gebrek aan sturing tegen te gaan?
Worden er extra (online) activiteiten aangeboden om de onderlinge betrokkenheid en de teamspirit te vergroten?
Is er zicht op het vermogen tot zelfsturing en zelfmotivatie bij de verschillende medewerkers?
Wordt niet-werkgerelateerd contact tussen collega’s voldoende gestimuleerd?
Is er een eenduidig beleid ten aanzien van de interne communicatiemiddelen? Kanalen als Slack zijn vaak beter geschikt dan eindeloze e-mailwisselingen.
Is de vertrouwenspersoon op een voldoende vertrouwelijke manier vanuit huis bereikbaar in geval van pesten, ongewenste intimidatie etc.
Is er een goed onboarding-programma voor nieuwe medewerkers die vanuit huis moeten starten?